Amikor minden flottul megy: lépésről lépésre az önműködő vállalkozás
DIGITALIZÁCIÓAUTÓMATIZMUS
Digitalizáció és automatizáció. Vannak vállalkozók, akiknél ez a két szó még mindig szitokszónak számít, pedig a befektetés busásan megtérül. Ezt a saját példánkon keresztül is megtapasztaltuk: automatizált folyamatainknak köszönhetően időt és pénzt spóroltunk, kapacitásokat és erőforrásokat szabadítottunk fel. Mi lett a vége? 1 év alatt megháromszoroztuk a bevételeinket. A segítségünkkel ezt te is elérheted. De akár túl is szárnyalhatsz minket.
Egy vállalkozás működésének optimalizálása mindig fontos mérföldkő a szintlépéshez vezető úton. Ez azonban nem áll meg például az IT-s infrastruktúra lecserélésén: a folyamatokat is automatizálni kell. Hogy ez mekkora kihívás lesz és milyen gyors lehet az átmenet, az attól is függ, hogy jelenleg milyen szinten áll a céged.
Szintfelmérő automatizált folyamatokhoz
Őskori körülmények
Jegyzetek, post-itek a monitoron, telefirkált asztali naptárak és lélekrombolóan unalmas – plusz nehezen szerkeszthető – Excel táblázatok. Ez az a szint, amikor bár a 21. század már betette a lábát az irodába, de abszolút nincsenek kiaknázva a benne rejlő lehetőségek.
A folyamatok és a felelősségi körök nem oszlanak meg a kollégák között, cégvezetőként te próbálod meg mindenen rajta tartani a szemedet. Ebben a környezetben az egyik legnagyobb kihívás a munkatársak közötti, valamint a vezető beosztású alkalmazottak felé irányuló nehézkes információáramlás, az akadozó és el nem induló folyamatok, a nyomon követhetőség hiánya, felesleges és időrabló meetinghegyek.
Hogyan léphetsz a következő szintre?
Első körben vagy inkább nulladik lépésként egy online feladatkezelő / CRM rendszer bevezetése lehet a legjobb megoldás. Számtalan remek program közül válogathatsz. Minimális angoltudással a magyar-angol nyelven elérhető Close.com az egyik legjobb választás, az egyik legkomplexebb rendszer, ami a rendelkezésedre áll. Amennyiben szívesen tennél vele egy próbát és hatékonyabb, gyorsabb, átláthatóbb működést szeretnél, keress meg minket!
Amikor még mindig nálad pattog a digitális ostor
Ebben a státuszban már az online feladatkezelő rendszerrel dolgozol, így rálátsz minden folyamatra, látod, hogy az egyes projektek milyen státuszban vannak és az kollégák mennyire vannak leterhelve. A folyamatok külön riportálására nincs szükség, hiszen ezt a rendszer automatikusan elvégzi, emellett automatikusan értesít arról, ha közeledik egy feladat leadási határideje vagy változás történik a projekt státuszában, elvégzendő feladatait illetően.
Ennek köszönhetően egyre kevesebb lesz a feleslegesen, esetleg többször elvégzett vagy teljesen elfelejtett feladat. Ugyanakkor még ebben a fázisban is vannak hátrányok, bőséggel. A feladatok kiosztása például még nem automatikus, így ez még mindig rád hárul. Emellett a kollégák is folyamatosan neked jelentenek és ha épp nem érsz rá válaszolni, vagy nem tudod segíteni őket egy-egy megtorpanás során, akkor megállnak a folyamatok.
Mivel ebben a szakaszban nincsenek standard folyamatok kialakítva, így a folyamatos, állandó minőség sem biztosítható. Ennek egyik folyománya, hogy a tapasztalt kollégák távozásával a tudás is távozik a cégtől, így gyakorlatilag mindent kezdhettek elölről.
Hogyan fejlődhetsz tovább?
Az első és legfontosabb feladat, hogy olyan standard folyamatokat alakíts ki, amelyekhez minden kollégának tartania kell magát. A folyamatok leírása tartalmazza az egyes lépéseket, feladatokat, felelősségi köröket, betartandó határidőket és minőségi elvárásokat. Ha a tevékenységi körötök megköveteli, akkor a kommunikációs sémákat – főleg az ügyfelek felé – és sablonokat is. És amit lehet, emelj át a digitális térbe.
Már nem kell pattogtatnod az ostort: a folyamatok a maguk útját járják
Ebben a szakaszban a standard folyamatkialakításoknak köszönhetően már nem te vagy az alfa és az omega: a kollégák tudják, hogy mihez tartsák magukat, világosak számukra az elvárások és a feladatkörök, a határidők. Ennek köszönhetően minden megy a maga útján, az sem zavarja meg a folyamatokat, ha a kollégák projekteket cserélnek vagy valaki lebetegedik, esetleg szabadságra megy.
Cégvezetőként neked nem kell napi szinten belefolynod a munkavégzésbe, legfeljebb akkor, ha segítséget kérnek. A felszabaduló időt pedig a vállalkozásod fejlesztésére fordíthatod: stratégiai partnerségek kialakítására, stratégiaalkotásra, a vállalkozásfejlesztés más területeire.
Ami ebben a szakaszban még borsot törhet az orrotok alá, az a rengeteg adminisztrációs teher, hiszen a feladatok többségét még mindig kézi vezérléssel végzitek, nem automatizálva. Ez még mindig hosszú munkafolyamatokat eredményez és a hibalehetőség is benne van a pakliban, ha valaki elfelejti elvégezni valamelyik lépést, például kiküldeni a megrendelés visszaigazolását, leadni egy alapanyag-megrendelést stb.
Hogyan fejlődhetsz tovább?
A legkézenfekvőbb megoldás a legtöbb adminisztrációt igénylő és gyakran visszatérő folyamatok automatizálása. Ehhez esetleg érdemes egy külső, friss szem segítségét is igénybe venni: mind az automatizálandó folyamatokat, mind a kivitelezést illetően. Mi például örömmel vállaljuk a feladatot.
Megy minden automatikusan, mint a karikacsapás
Ebben a szakaszban az automatizált folyamatoknak és az egymásba integrált rendszereknek köszönhetően a munkavégzés jelentősen hatékonyabb és eredményesebb lesz, emellett a hibalehetőségek száma is lecsökken. Ez a rendszerezettség az ügyfelek elégedettségét is növeli, hiszen az automatikusan érkező informatív levelek, elektronikus dokumentumkezelés, a gyorsabb és hiba nélküli munkavégzés őket is elégedettebbé teszi.
Ami ebben a fázisban hátrány lehet, hogy az adatok monitorozásának és elemzésének elmaradása, a folyamatok felülvizsgálatának hiánya válhat a fejlődés kerékkötőjévé. Ennek következtében a vállalkozás működésére és a folyamatokra vonatkozó döntések meghozatala inkább intuitív, mint adatokkal alátámasztott lesz.
Hogyan fejlődhetsz tovább?
Mindenekelőtt határozd meg azokat KPI-okat, kulcsfontosságú mérőszámokat, amiket a döntéshozatal szempontjából nélkülözhetetlennek érzel. Időről időre monitorozd az eredményeket és ennek tudatában hozd meg a szükséges döntéseket.
Természetesen ez a folyamat is automatizálható, hiszen egy jól felépített monitoring rendszer összegyűjti és akár vizualizálja is a kellő adatokat. Ezeket az értékes információkat mindenképpen használd fel a folyamatok ügyfélbaráttá tételében, hogy tovább növelhessétek az elégedettséget. Ne félj az ésszerű kísérletezéstől és a folyamatok átalakításától. Ami tavaly működött, nem biztos, hogy jövőre is eredményes lesz.
Amikor már csak elégedett felügyelőtisztet játszol
Ez a digitális fejlettségnek és automatizációnak azon szakasza, amikor már nemcsak standard, automatizált folyamataitok vannak, de az eredményeket és adatokat is folyamatosan méritek, elemzitek, az eredményeket pedig a döntéshozatalba is beépítitek.
A rendelkezésre álló információmennyiségnek köszönhetően gyorsabban adaptálódtok a különböző kihívásokhoz, könnyebben vizsgáljátok felül és módosítjátok a kevésbé hatékonyan működő folyamatokat az üzleti céloknak és az ügyféligényeknek is megfelelően.
Ideális helyzet, nem igaz? Ha te is ilyen idilli állapotot képzelsz el a cégedben, jelentkezz a Social Pro-nál! Segítünk vállalkozásod fejlesztésében, hogy a digitalizáció és az automatizálás nektek se szitokszó legyen.