T Flotta — AI-alapú email-automatizálás hajóbérlő vállalkozás számára
AI email-automatizálási rendszer a T Flotta Kft.-nek — kétlépcsős AI-feldolgozás, Odoo ERP integráció, válaszidő 15-30 percről 1-3 percre csökkent.
Ügyfél
T Flotta Kft.
<3 perc
Válaszidő
5
AI eszközök
13
Email kategóriák
A kihívás
Napi több tucat email — kézi feldolgozással
A T Flotta Kft. egy magyar hajóbérlő és rendezvényszervező vállalkozás, amelynek ügyfélszolgálata napi szinten több tucat bejövő emailt kezel. Foglalási kérelmek, módosítások, panaszok és általános érdeklődések egyetlen közös postafiókba érkeztek — azonos prioritással, kézi feldolgozással. Egy foglalási kérelem megválaszolása átlagosan 15-30 percet vett igénybe, mert az ügyintézőnek meg kellett keresnie az elérhető hajókat, kapitányokat, árakat, és egyeztetnie kellett az ÁSZF-fel.
Inkonzisztens válaszok, elveszett szálak
A manuális munkafolyamatnak több kritikus gyenge pontja volt. Különböző ügyintézők eltérő stílusban és részletességgel válaszoltak — előfordult, hogy az ÁSZF-nek vagy az aktuális áraknak ellentmondó információt küldtek. Ha egy ügyfél többször írt ugyanabban az ügyben, az emailek nem kapcsolódtak össze, az ügyintézőnek manuálisan kellett visszakeresnie az előzményeket.
Priorizálás nélkül minden egyformán sürgős
A reklamációk, a sürgős módosítási kérelmek és az általános érdeklődések ugyanabba a postafiókba érkeztek. Nem volt automatikus kategorizálás, nem volt prioritási sorrend. Az ügyintézők idejének jelentős részét a keresés, az egyeztetés és az ismétlődő válaszok fogalmazása emésztette fel — nem az érdemi ügyfélkezelés.
A megoldás
Kétlépcsős AI-feldolgozás: kategorizálás és válaszgenerálás
Egy teljes körű, mesterséges intelligenciával támogatott email-automatizálási rendszert terveztünk, amely két egymásra épülő AI-ágensből áll. Az első ágens (Claude Haiku) a beérkező emaileket automatikusan 13 üzleti kategória egyikébe sorolja — konfidencia-értékkel és magyar nyelvű összefoglalóval. Ha a válaszgeneráló ágens bármilyen okból sikertelen, a kategorizálás eredménye akkor is megmarad.
A második ágens (Claude Opus) a piszkozat választ készíti el. Nem sablonból dolgozik — 5 dedikált eszközzel valós időben lekérdezi az Odoo ERP rendszert:
- Hajók lekérdezése — 26 hajó elérhetősége, kapacitása, felszereltsége
- Foglalások lekérdezése — konkrét foglalás részletei 48 szinkronizált mezővel
- Kapitányok lekérdezése — 27 kapitány elérhetősége és végzettsége
- Helyszínek és termékek — 116 indulási/érkezési pont, 164 szolgáltatás aktuális árakkal
- Tudásbázis keresés (RAG) — vektoros keresés az ÁSZF-ben, adatvédelmi tájékoztatóban és hajóbérlési útmutatókban
Odoo ERP szinkronizáció — mindig naprakész adatok
Az AI-ágensek nem statikus adatokkal dolgoznak. Az n8n automatizációs platformon keresztül 5 percenként szinkronizálódnak a hajók, foglalások, kapitányok, helyszínek és termékek az Odoo vállalatirányítási rendszerből. A RAG tudásbázis 5 forrásdokumentumból épül fel — az ÁSZF-től a vitorlás bérlési útmutatóig —, pgvector vektortárolással a PostgreSQL-ben.
Admin felület: jóváhagyás egyetlen kattintással
Az adminisztrátori felület kétpaneles email-triage nézetet biztosít. A bal oldalon a beszélgetések listája szűrhető állapot és kategória szerint, a jobb oldalon az AI-piszkozat látható a konfidencia-értékkel és összefoglalóval. Az ügyintéző három lehetőség közül választ: jóváhagyja a piszkozatot, módosítja a Tiptap szerkesztőben, vagy elutasítja. Minden beszélgetés egyedi nyomkövetési azonosítót kap (TF-2026-XXXXX formátum), és a ticket-láncolás biztosítja, hogy az összefüggő ügyek összekapcsolódjanak.
Intelligens állapotkezelés
A beszélgetések ötállapotú életciklust követnek: nyitott, megválaszolt, lezárt — 48 órás inaktivitás után automatikus lezárással. Ha egy lezárt beszélgetésre érkezik új email, a rendszer új ticketet nyit az előzményre hivatkozva. A Supabase Realtime csatornákon keresztül az admin felület valós időben frissül — ha új email érkezik, az ügyintéző azonnal látja.
Az eredmények
Válaszidő: 15-30 percről 1-3 percre
Az ügyfélszolgálati válaszidő a korábbi 15-30 percről 1-3 percre csökkent. Az adminisztrátor a felületen már a kész piszkozatot látja — a kategorizálással, az összefoglalóval és az ERP-ből lekérdezett valós adatokkal együtt. Az email kategorizálás 13 üzleti kategóriába automatikusan történik, emberi beavatkozás nélkül, a spam szűrése pedig tehermentesíti az ügyintézőket.
Konzisztens válaszok, teljes nyomonkövethetőség
Az AI-ágens a vállalati tudásbázisból és az élő foglalási adatokból dolgozik, így a válaszok konzisztens stílusúak, naprakész árakkal és feltételekkel. Nincs több ellentmondó információ az ÁSZF-fel vagy az aktuális árakkal kapcsolatban. Minden bejövő és kimenő email, minden adminisztrátori művelet — jóváhagyás, módosítás, elutasítás, lezárás — megőrződik és bármikor visszakereshető.
Gyorsabb ügyintézés, megtartott emberi kontroll
A rendszer nem helyettesíti az ügyintézőt — felgyorsítja a munkáját. Az AI kategorizál, kontextust gyűjt a foglalási rendszerből és a tudásbázisból, majd piszkozatot ír. A döntés mindig az emberé marad: az adminisztrátor egyetlen kattintással jóváhagyja, szerkeszti vagy elutasítja a választ. Az 5 AI eszköz — Odoo-lekérdezők és RAG tudásbázis — biztosítja, hogy minden válasz naprakész, valós adatokon alapuljon.
Használt technológiák
Hasonló eredményeket szeretne?
Foglaljon egy 30 perces ingyenes konzultációt, és mutassuk meg, hogyan segíthetünk az Ön vállalkozásának is.
Nincs elkötelezettség. 30 perces ingyenes konzultáció.